Die steuerliche Anmeldung beim Finanzamt ist für alle Pflicht. Im Gegenzug erteilt das Finanzamt die Steuernummer. Diese brauchst du, um Rechnungen zu schreiben.
Wir zeigen, wie du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung korrekt ausfüllst.
Warum der Kontakt mit dem Finanzamt so wichtig ist
Sobald du ein Unternehmen anmeldest oder eine freiberufliche Tätigkeit aufnimmst, möchte das Finanzamt wissen, wer hinter der Idee steht, welche Umsätze zu erwarten sind und welche steuerlichen Pflichten daraus folgen. Ohne die steuerliche Erfassung erhältst du keine Steuernummer und kannst weder ordnungsgemäße Rechnungen schreiben noch Vorsteuer ziehen. Deshalb gehört der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zu den ersten Meilensteinen der Gründung. Er liefert der Finanzverwaltung alle Informationen, die sie benötigt, um dich in die passenden Steuerarten einzuordnen, Vorauszahlungen festzulegen und gegebenenfalls Umsatzsteuer-Identifikationsnummern oder Lohnsteuernummern zu vergeben.
Vorbereitung: Unterlagen und Daten sammeln
Bevor du den Fragebogen ausfüllst, solltest du zentrale Kennzahlen zusammentragen. Dazu zählen persönliche Daten aller Beteiligten, Angaben zur Geschäftsadresse, deine Bankverbindung sowie eine grobe Umsatz- und Gewinnschätzung für die nächsten Jahre. Wenn du bereits einen Businessplan erstellt hast, kannst du viele Werte direkt übernehmen. Prüfe außerdem, ob du besondere Genehmigungen brauchst, beispielsweise eine Erlaubnis nach § 34c GewO für Makler:innen oder eine Gaststättenkonzession. Diese Informationen helfen dem Finanzamt einzuschätzen, ob für dich zusätzliche steuerliche Vorschriften gelten. Ebenfalls sinnvoll: Sammle Nachweise über Ausbildungen, Zulassungen oder bereits bestehende Gewerbeanmeldungen.
Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung Schritt für Schritt
Der Kern des Prozesses besteht aus dem elektronischen Fragebogen, den du über das ELSTER-Portal einreichst. Nach dem Login wählst du die passende Variante aus: freiberufliche Tätigkeit, gewerbliche Gründung oder Kapitalgesellschaft. Anschließend gibst du deine persönlichen Daten ein und legst fest, ab wann du die Tätigkeit aufnimmst. Eine häufige Frage betrifft den erwarteten Umsatz. Hier geht es nicht darum, exakte Zahlen vorherzusagen, sondern eine realistische Schätzung abzugeben. Anhand dieser Werte prüft das Finanzamt, ob du zur monatlichen oder vierteljährlichen Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet bist und ob Einkommensteuer- beziehungsweise Körperschaftsteuer-Vorauszahlungen anfallen.
Umsatzsteuer: Kleinunternehmerregelung oder Regelbesteuerung?
Im Fragebogen entscheidest du auch, ob du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen möchtest. Sie ist möglich, wenn dein Umsatz im Gründungsjahr voraussichtlich unter 22.000 Euro bleibt und im Folgejahr 50.000 Euro nicht überschreitet. Vorteil: Du musst keine Umsatzsteuer ausweisen und keine Voranmeldungen abgeben. Nachteil: Du kannst keine Vorsteuer geltend machen und wirkst auf Geschäftskund:innen mitunter weniger professionell. Lege für dich fest, ob du größere Investitionen planst oder hauptsächlich Privatkundschaft bedienst. Du kannst die Kleinunternehmerregelung später verlassen, bist aber nach einem Wechsel zur Regelbesteuerung fünf Jahre gebunden.
Gewinnermittlungsmethode wählen
Das Finanzamt möchte wissen, wie du deinen Gewinn ermittelst. Einzelunternehmen und Personengesellschaften nutzen in der Regel die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Kapitalgesellschaften sind zur doppelten Buchführung und Bilanzierung verpflichtet. Prüfe, ob du bestimmte Grenzen überschreitest: Ab einem Umsatz von 600.000 Euro oder einem Gewinn von 60.000 Euro im Jahr musst du unabhängig von der Rechtsform Bücher führen. Wenn du eine freiwillige Bilanzierung planst, solltest du dies im Fragebogen angeben, damit dich das Finanzamt korrekt einschätzt und die passende Formulare bereitstellt.
Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Nach Eingang des Fragebogens vergibt das Finanzamt eine neue Steuernummer für dein Unternehmen. Sie unterscheidet sich von der privaten Steuernummer. Für Geschäfte innerhalb der EU benötigst du zusätzlich eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), die du beim Bundeszentralamt für Steuern beantragst. Die Finanzverwaltung übermittelt die erforderlichen Daten automatisch, sobald du im Fragebogen angibst, dass du innergemeinschaftliche Leistungen planst. Bewahre die Bescheide sorgfältig auf, denn Banken, Lieferanten und Plattformen fordern die Angaben häufig bei der Vertragsgestaltung an.
Lohnsteuer und Sozialversicherung bei Mitarbeitenden
Falls du Mitarbeitende einstellst, musst du im Fragebogen erklären, ab wann du Löhne oder Gehälter zahlen wirst. Das Finanzamt vergibt dir eine Lohnsteuernummer und ordnet dich in das ELStAM-Verfahren ein. Zusätzlich brauchst du eine Betriebsnummer von der Bundesagentur für Arbeit, um Sozialversicherungsbeiträge zu melden. Plane genügend Zeit ein, damit du den ersten Lohnlauf korrekt durchführen kannst. Für Minijobs meldest du dich bei der Minijob-Zentrale an. Unser Tool stellt dir Checklisten bereit, die alle Meldewege auflisten und dir erklären, wie du digitale Lohnprogramme einrichtest.
Vorauszahlungen und Fristen
Die Finanzverwaltung kann Einkommensteuer- oder Körperschaftsteuer-Vorauszahlungen festsetzen. Sie basieren auf deiner Gewinnprognose. Sollten sich die Zahlen im Laufe des Jahres stark ändern, kannst du eine Anpassung beantragen. Gleiches gilt für die Umsatzsteuer: Wenn dein Umsatz im ersten Jahr unter 7.500 Euro bleibt, kannst du nach dem ersten Jahr zur vierteljährlichen Abgabe wechseln. Wichtig ist, dass du Fristen einhältst. Umsatzsteuervoranmeldungen müssen bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums vorliegen. Mit einer Dauerfristverlängerung erhältst du einen zusätzlichen Monat, musst dafür aber eine Sondervorauszahlung leisten.
Typische Fehler und wie du sie vermeidest
Viele Gründer:innen unterschätzen die Relevanz von vollständigen Angaben. Unstimmigkeiten zwischen Gewerbeanmeldung, Handelsregistereintrag und steuerlicher Erfassung führen zu Rückfragen und verzögern die Steuernummer. Achte darauf, dass Firmierung, Adresse und Tätigkeitsbeschreibung identisch sind. Prüfe außerdem, ob du Sammelbegriffe wie "Beratung" ausreichend präzisierst, damit das Finanzamt erkennt, ob es sich um eine freiberufliche oder gewerbliche Tätigkeit handelt. Gib Kontaktdaten an, unter denen du erreichbar bist, und lade alle geforderten Unterlagen hoch, etwa Gesellschafterverträge oder Vollmachten, wenn eine Steuerberatung die Anmeldung übernimmt.
Zusammenarbeit mit Steuerberater:innen
Eine Steuerberatung kann dir helfen, den Fragebogen korrekt auszufüllen und dich auf zukünftige Pflichten vorzubereiten. Sie prüft, ob deine Umsatz- und Gewinnschätzungen realistisch sind, welche Vorsteuerbeträge du geltend machen kannst und wann es sinnvoll ist, bilanzierungspflichtig zu werden. Zudem richtet sie Buchhaltungssysteme ein, erstellt Kontenrahmen und begleitet dich bei der digitalen Belegverarbeitung. Vereinbare am besten gleich zu Beginn eine Beratungsstruktur, in der geklärt ist, welche Aufgaben du selbst übernimmst und welche Leistungen ausgelagert werden. Das verhindert Lücken in deiner Buchführung und reduziert das Risiko von Verspätungszuschlägen.
Digitalisierung und Automatisierung
Das Finanzamt stellt zahlreiche Schnittstellen bereit, um Steuerdaten automatisiert zu übermitteln. Mit modernen Buchhaltungsprogrammen kannst du Belege fotografieren, kategorisieren und direkt in die Umsatzsteuervoranmeldung übernehmen. Achte darauf, dass deine Software eine Schnittstelle zu ELSTER hat und GoBD-konform arbeitet. Automatisierte Prozesse sparen Zeit und minimieren Fehlerquellen. Gleichzeitig solltest du intern klare Verantwortlichkeiten festlegen: Wer kontrolliert die Eingangsrechnungen? Wer prüft Kontoauszüge? Wer überwacht Fristen? Eine saubere Dokumentation ist nicht nur bei Betriebsprüfungen wichtig, sondern hilft dir auch, jederzeit einen Überblick über die finanzielle Lage zu behalten.
Was passiert nach der Anmeldung?
Nach der Übermittlung des Fragebogens erhältst du innerhalb weniger Tage oder Wochen deine Steuernummer. Bewahre den Bescheid zusammen mit einer digitalen Kopie auf. Nutze die Zeit bis zum nächsten Steuertermin, um Buchhaltungsprozesse aufzusetzen, Belegordner einzurichten oder mit deiner Steuerberatung eine erste Umsatzsteuervoranmeldung vorzubereiten. Sollte das Finanzamt Rückfragen haben, reagiere zeitnah und reiche zusätzliche Unterlagen nach. Mit einer gründlichen Vorbereitung legst du den Grundstein für eine stabile Zusammenarbeit mit der Finanzverwaltung und schaffst Transparenz für dich selbst, deine Geschäftspartner:innen und mögliche Investor:innen.