Der Eintrag im Handelsregister ist Pflicht. Für den Eintrag ist stets ein Notar notwendig, der alle Schritte übernimmt. Nach erfolgreicher Eintragung erhalten Gründer einen Auszug aus dem Handelsregister.
Achtung: Häufig werden Gebührenbescheide verschickt, die jedoch nichts mit dem Handelsregister zu tun haben.
Warum der Handelsregistereintrag so bedeutsam ist
Das Handelsregister ist das offizielle Verzeichnis, in dem Kaufleute und Kapitalgesellschaften geführt werden. Es sorgt für Transparenz gegenüber Geschäftspartner:innen, Investor:innen und Behörden. Mit dem Eintrag erhält dein Unternehmen Rechtssicherheit, kann unter seiner Firma auftreten und Schutz vor Namensverwechslungen beanspruchen. Banken und Leasinggesellschaften verlangen häufig einen aktuellen Handelsregisterauszug, bevor sie Verträge abschließen. Darüber hinaus ist der Eintrag Voraussetzung für bestimmte Rechtswirkungen, etwa bei der Haftungsbeschränkung einer GmbH oder UG. Wer zur Eintragung verpflichtet ist und dies unterlässt, riskiert Zwangsgelder sowie den Verlust von Haftungsprivilegien.
Rolle des Notars
Der Weg ins Handelsregister führt stets über ein Notariat. Der Notar prüft deine Gründungsunterlagen, beurkundet den Gesellschaftsvertrag und bestätigt, dass das Stammkapital ordnungsgemäß eingezahlt wurde. Anschließend erstellt er die elektronische Anmeldung an das Registergericht, die qualifiziert signiert werden muss. Notar:innen übernehmen außerdem die Kommunikation mit dem Gericht, reichen fehlende Unterlagen nach und prüfen die vom Gericht formulierten Zwischenverfügungen. Plane ausreichend Zeit für die Abstimmung, insbesondere wenn mehrere Gesellschafter:innen beteiligt sind oder Dokumente aus dem Ausland beschafft werden müssen.
Vorbereitung der Unterlagen
Für den Registereintrag benötigst du den Gesellschaftsvertrag, die Gesellschafterliste, gegebenenfalls Geschäftsführerbestellungen sowie Nachweise über die Einzahlung des Stammkapitals. Bei Einzelkaufleuten reicht der Nachweis über die Firma und die Unterschriftsbeglaubigung. Prüfe sorgfältig, ob Firmierung und Unternehmenszweck den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Die IHK bietet kostenfreie Prüfungen an und stellt Bescheinigungen aus, dass keine Verwechslungsgefahr besteht. Bei internationalen Gesellschafter:innen sind beglaubigte Übersetzungen erforderlich. Stelle sicher, dass alle Handelsregisterformulare korrekt ausgefüllt sind und die Unterschriften in beglaubigter Form vorliegen.
Ablauf der Anmeldung
Nachdem alle Dokumente vorliegen, übermittelt der Notar die Anmeldung elektronisch an das Registergericht. Dort prüft ein:e Rechtspfleger:in, ob die formalen Voraussetzungen erfüllt sind. Bei Rückfragen erhält der Notar eine Zwischenverfügung, die korrigiert werden muss. Typische Themen sind unklare Unternehmensgegenstände, fehlende Zahlungsvermerke über das Stammkapital oder Unstimmigkeiten in der Gesellschafterliste. Sobald alle Punkte geklärt sind, wird dein Unternehmen im Handelsregister eingetragen. Du erhältst eine Eintragungsmitteilung und kannst einen offiziellen Auszug anfordern. Gleichzeitig informiert das Gericht andere Behörden, etwa das Gewerbeamt oder die IHK.
Kosten und Gebühren
Die Kosten setzen sich aus Notargebühren und den Gerichtsgebühren zusammen. Für eine Standard-GmbH-Gründung solltest du mit rund 400 bis 800 Euro für den Notar und 150 bis 250 Euro Gerichtskosten rechnen. Bei Musterprotokollen für UGs können die Gebühren geringer ausfallen. Zusätzliche Kosten entstehen, wenn Übersetzungen, Apostillen oder besondere Vollmachten nötig sind. Achte darauf, dass du nur Bescheide vom Amtsgericht oder der Notarkammer akzeptierst. Zahlreiche Betrugsmaschen verschicken scheinbar amtliche Gebührenbescheide, die jedoch nicht verpflichtend sind. Prüfe Absender und Bankverbindungen sorgfältig.
Veröffentlichung im Bundesanzeiger
Nach erfolgreicher Eintragung veröffentlicht das Registergericht einen Hinweis im elektronischen Bundesanzeiger. Dadurch erfahren auch Dritte von deiner Gründung. Die Veröffentlichung ist gebührenfrei und erfolgt automatisch. Du solltest dennoch prüfen, ob die Veröffentlichung korrekt ist und keine vertraulichen Informationen enthält. Parallel kannst du entscheiden, ob du die Eintragung für PR-Zwecke nutzt, beispielsweise durch Pressemitteilungen oder Mitteilungen an Geschäftspartner:innen. Ein offizieller Handelsregistereintrag stärkt das Vertrauen und signalisiert Professionalität.
Änderungen und laufende Pflichten
Das Handelsregister ist kein einmaliger Vorgang. Änderungen in der Geschäftsführung, in der Firmierung, im Unternehmensgegenstand oder in der Gesellschafterstruktur müssen ebenfalls eingetragen werden. Gleiches gilt für Kapitalerhöhungen, Satzungsänderungen oder die Auflösung der Gesellschaft. Jede Änderung erfolgt über den Notar und verursacht erneut Gebühren. Halte deine Unterlagen daher stets aktuell und dokumentiere Beschlüsse sorgfältig. Versäume keine Fristen, denn ein nicht eingetragener Geschäftsführer darf das Unternehmen rechtlich nicht vertreten, was Verträge unwirksam machen kann.
Besonderheiten für Einzelkaufleute
Einzelunternehmer:innen sind zur Eintragung verpflichtet, wenn ihr Geschäftsbetrieb nach Art und Umfang eine kaufmännische Einrichtung erfordert. Kriterien sind Umsatz, Anzahl der Mitarbeitenden, Lagerhaltung und Kreditvolumen. Mit dem Eintrag führen sie den Zusatz "e.K." oder "eingetragene:r Kaufmann/frau". Der Vorteil: Sie können Prokura erteilen, eine Firma führen und kaufmännische Buchführungspflichten übernehmen. Gleichzeitig gelten strengere Regelungen, etwa die Pflicht zur doppelten Buchführung. Wer freiwillig eintragen möchte, kann dies ebenfalls tun, sollte aber die Konsequenzen kennen.
Digitale Auszüge und Transparenzregister
Über das gemeinsame Registerportal der Länder kannst du Handelsregisterauszüge online abrufen. Es gibt einfache und beglaubigte Auszüge sowie Chroniken, die alle historischen Einträge auflisten. Für Banken und Behörden ist häufig ein beglaubigter Auszug erforderlich. Darüber hinaus bist du als Kapitalgesellschaft verpflichtet, Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten im Transparenzregister zu hinterlegen. Dieses Register ergänzt das Handelsregister und stellt sicher, dass Eigentumsverhältnisse nachvollziehbar sind. Prüfe, ob du meldepflichtig bist, und aktualisiere Einträge bei Veränderungen zeitnah.
Nach dem Eintrag: Was ist zu tun?
Sobald der Eintrag erfolgt ist, solltest du Kopien an wichtige Geschäftspartner:innen senden, die auf den Nachweis gewartet haben – etwa Banken für die Freigabe des Geschäftskontos oder Leasinggesellschaften. Aktualisiere deine Geschäftsausstattung: Briefpapier, Rechnungen, Impressum und Signaturen müssen nun die Handelsregisternummer, das Registergericht sowie Geschäftsführer:innen enthalten. Informiere das Finanzamt und Versicherungen über die Eintragung, falls dies noch nicht automatisch geschehen ist. Dokumentiere die Eintragung intern und lege den Auszug im digitalen Unternehmensarchiv ab.
Fazit
Der Handelsregistereintrag ist mehr als eine Formalität. Er markiert den offiziellen Start deines Unternehmens und schafft Vertrauen in deine Professionalität. Mit einer sorgfältigen Vorbereitung, enger Zusammenarbeit mit dem Notariat und einem aufmerksamen Blick für Folgeverpflichtungen stellst du sicher, dass der Prozess reibungslos verläuft. So kannst du dich auf die operative Umsetzung deiner Geschäftsstrategie konzentrieren, während dein Unternehmen rechtlich auf sicheren Beinen steht.
Zeitplanung und Projektmanagement
Ein erfolgreicher Handelsregistereintrag hängt stark von deiner Zeitplanung ab. Lege frühzeitig fest, wer im Team für welche Schritte zuständig ist, und definiere Deadlines für die Bereitstellung von Unterlagen. Erstelle einen Projektplan, der Notartermin, Einzahlung des Stammkapitals, Erstellung der Gesellschafterliste und Versand der Anmeldung umfasst. Berücksichtige, dass Banküberweisungen einige Tage dauern können und dass Registergerichte variable Bearbeitungszeiten haben. Indem du Puffer einplanst und Zwischenschritte dokumentierst, verhinderst du Engpässe kurz vor dem geplanten Marktstart. Gleichzeitig verschaffst du Investor:innen und Partner:innen Transparenz über den Status deiner Gründung.