Sobald du Mitarbeitende einstellst, musst du Lohnabrechnungen korrekt erstellen und abgeben. Dabei gelten feste Fristen und Meldewege.
Wir zeigen dir, wie du die Lohnabrechnung organisiert aufsetzt.
Warum Lohnabrechnungen Pflicht sind
Sobald du Mitarbeitende beschäftigst, bist du verpflichtet, monatliche Lohnabrechnungen zu erstellen und alle Abgaben korrekt zu melden. Die Abrechnung dokumentiert die Brutto- und Nettobeträge, die Abzüge für Steuern und Sozialversicherung sowie die Arbeitgeberanteile. Für Mitarbeitende ist sie ein wichtiger Nachweis gegenüber Banken, Vermieter:innen oder Behörden. Für dich ist sie die Grundlage, um Zahlungen fristgerecht an Finanzamt, Krankenkassen und Sozialversicherungsträger zu leisten.
Welche Stammdaten du brauchst
Bevor du die erste Abrechnung erstellen kannst, benötigst du vollständige Mitarbeiterdaten: Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Steuerklasse, Kinderfreibeträge und gegebenenfalls Kirchensteuermerkmal. Außerdem brauchst du den Arbeitsvertrag, Angaben zu Arbeitszeit, Vergütung, Zuschlägen und Sachbezügen. Wenn du Minijobber:innen beschäftigst, erfasst du zusätzlich die Minijob-Zentrale und prüfst die Pauschalabgaben.
Der Ablauf der Lohnabrechnung
In der Regel läuft die Lohnabrechnung monatlich. Du erfasst Arbeitszeiten, Fehlzeiten, Überstunden und variable Bestandteile wie Boni oder Provisionen. Anschließend berechnest du Brutto, Abzüge und Netto und erstellst die Lohnabrechnung. Parallel dazu übermittelst du die Beitragsnachweise an die Krankenkassen und meldest Lohnsteuerdaten elektronisch ans Finanzamt. Plane feste Deadlines ein, damit Überweisungen pünktlich rausgehen.
Sozialversicherung und Meldungen
Bei Beschäftigungsbeginn musst du Mitarbeitende bei der Krankenkasse anmelden. Die Anmeldung erfolgt elektronisch über das DEÜV-Verfahren. Zusätzlich meldest du die Beitragsnachweise und zahlst die Sozialversicherungsbeiträge monatlich. Bei Änderungen, Elternzeit oder Austritt musst du Abmeldungen und Änderungsmeldungen fristgerecht übermitteln. Eine saubere Dokumentation verhindert Rückfragen und Säumniszuschläge.
Lohnsteuer: Anmeldung und Abführung
Als Arbeitgeber:in bist du verpflichtet, Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer einzubehalten und abzuführen. Dafür brauchst du eine Lohnsteuernummer und musst die Lohnsteueranmeldung regelmäßig über ELSTER einreichen. Ob monatlich, vierteljährlich oder jährlich gemeldet wird, hängt von der Steuerlast des Vorjahres ab. Achte auf die Fristen, damit keine Verspätungszuschläge entstehen.
Viele Gründer:innen nutzen Lohnabrechnungssoftware oder beauftragen Steuerberater:innen. Eine Software hilft, Abzüge automatisch zu berechnen, Meldungen zu erzeugen und Dokumente revisionssicher zu archivieren. Wenn du auslagerst, kläre Verantwortlichkeiten: Wer erfasst variable Daten? Wer prüft die Abrechnung? Wer überweist die Zahlungen? Je klarer der Prozess, desto geringer das Fehlerpotenzial.
Typische Fehler vermeiden
Häufige Fehler sind fehlende oder falsche Stammdaten, verspätete Meldungen oder unvollständige Arbeitszeitaufzeichnungen. Auch bei Sachbezügen wie Gutscheinen gelten Freibeträge, die korrekt berücksichtigt werden müssen. Prüfe regelmäßig, ob Steuerklassenwechsel oder Krankenkassenwechsel gemeldet wurden. Eine interne Checkliste hilft, monatliche Schritte zuverlässig abzuarbeiten.
Aufbewahrungspflichten und Nachweise
Lohnunterlagen sind aufbewahrungspflichtig. In der Regel musst du Lohnabrechnungen, Meldebestätigungen, Arbeitsverträge und Stundenaufzeichnungen mehrere Jahre archivieren. Digital ist erlaubt, solange die Unterlagen revisionssicher und jederzeit verfügbar sind. Stelle sicher, dass du Zugriffsschutz und klare Ablagestrukturen hast, denn Prüfungen durch Sozialversicherungsträger sind möglich.
Fazit
Lohnabrechnungen sind ein zentraler Bestandteil deiner Arbeitgeberpflichten. Wer Prozesse sauber aufsetzt, Fristen einhält und die richtigen Tools nutzt, vermeidet Fehler und sorgt für Vertrauen bei Mitarbeitenden. Mit einer klaren Struktur und regelmäßiger Kontrolle bleibt die Lohnabrechnung zuverlässig und stressfrei.