Notar

Welche Rolle der Notar in der Gründung spielt

Für Kapitalgesellschaften wie GmbH und UG ist der Gang zum Notar obligatorisch. Er oder sie beurkundet den Gesellschaftsvertrag, beglaubigt die Unterschriften der Gesellschafter:innen und bestätigt gegenüber dem Handelsregister, dass die gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind. Ohne Notar keine Haftungsbeschränkung: Erst mit der notariellen Beurkundung entsteht die Gesellschaft in Gründung, die Verträge abschließen und ein Bankkonto eröffnen darf. Der Notar fungiert als neutrale Instanz, die auf rechtliche Risiken hinweist und sicherstellt, dass alle Beteiligten den Vertragstext verstehen.

Den passenden Notar finden

Nicht jeder Notar ist auf Gesellschaftsrecht spezialisiert. Suche nach Kanzleien mit Erfahrung in Unternehmensgründungen, vorzugsweise in deiner Region. Empfehlungen von Steuerberater:innen, Anwält:innen oder anderen Gründer:innen sind wertvoll. Prüfe, welche Leistungen enthalten sind: Manche Notar:innen unterstützen bei der Anmeldung zum Handelsregister, koordinieren mit der Bank und erstellen Musterprotokolle. Vergleiche Gebühren, aber achte vor allem auf Erreichbarkeit und Servicequalität. Ein digital arbeitendes Notariat kann Dokumente schneller vorbereiten und Signaturprozesse effizient abwickeln.

Vorbereitung auf den Notartermin

Bevor du den Termin wahrnimmst, solltest du zentrale Unterlagen und Informationen zusammenstellen: Firmierung, Unternehmensgegenstand, Sitz der Gesellschaft, Stammkapital, Geschäftsführende und deren Vertretungsregelungen. Kläre, ob Sacheinlagen vorgesehen sind und welche Nachweise erforderlich sind. Der Notar benötigt Ausweisdokumente aller Beteiligten, bei ausländischen Personen oft zusätzlich beglaubigte Übersetzungen. Wenn Beteiligte nicht persönlich erscheinen können, müssen sie eine öffentlich beglaubigte Vollmacht erteilen. Plane ausreichend Zeit ein, um alle Fragen vorab zu klären, damit der Termin reibungslos verläuft.

Gesellschaftsvertrag gestalten

Der Gesellschaftsvertrag bildet das Fundament deiner Kapitalgesellschaft. Er regelt Stimmrechte, Gewinnverteilung, Nachschusspflichten, Wettbewerbsverbote und vieles mehr. Standardisierte Musterprotokolle eignen sich für einfache Konstellationen mit einem oder wenigen Gesellschafter:innen. Individuelle Verträge sind sinnvoll, wenn du Investoren aufnimmst, Mitarbeiterbeteiligungen planst oder spezielle Regelungen benötigst. Der Notar erläutert dir, welche Klauseln zwingend sind und welche Gestaltungsspielräume bestehen. Arbeite eng mit juristischen Berater:innen zusammen, um spätere Konflikte zu vermeiden.

Ablauf des Beurkundungstermins

Während des Termins liest der Notar den Vertrag vollständig vor, erklärt wichtige Paragraphen und stellt Fragen, ob alle Anwesenden einverstanden sind. Änderungen können noch während der Sitzung vorgenommen werden. Anschließend unterschreiben alle Beteiligten und der Notar versieht die Urkunde mit seiner Signatur und einem Dienstsiegel. Bei Bedarf werden weitere Dokumente beurkundet, etwa Geschäftsführerbestellungen oder Gesellschafterlisten. Der Termin dauert je nach Komplexität zwischen 30 Minuten und mehreren Stunden. Im Anschluss erhältst du beglaubigte Abschriften für deine Unterlagen und für externe Stellen wie Banken oder Behörden.

Einzahlung des Stammkapitals

Nach der Beurkundung musst du das Stammkapital auf ein Geschäftskonto einzahlen. Für eine GmbH sind mindestens 12.500 Euro bar einzuzahlen, insgesamt müssen 25.000 Euro gezeichnet sein. Bei der UG reicht ein Mindeststammkapital von einem Euro, sinnvoll sind jedoch höhere Beträge, um laufende Kosten zu decken. Der Kontoauszug dient dem Notar als Nachweis, dass die Mittel verfügbar sind. Sacheinlagen erfordern detaillierte Bewertungen und Dokumentationen. Informiere dich frühzeitig, welche Nachweise akzeptiert werden, etwa Gutachten oder Kaufverträge.

Anmeldung beim Handelsregister

Mit den beurkundeten Unterlagen und dem Kapitalnachweis bereitet der Notar die Handelsregisteranmeldung vor. Er erstellt ein elektronisches Dokument, das von den Geschäftsführer:innen unterschrieben und notariell beglaubigt wird. Die Anmeldung enthält Angaben zur Firma, zum Sitz, zum Unternehmensgegenstand, zum Stammkapital sowie zu den vertretungsberechtigten Personen. Der Notar sendet die Anmeldung elektronisch an das Registergericht und begleitet die Kommunikation bis zur Eintragung. Eventuelle Rückfragen des Gerichts leitet er an dich weiter und hilft bei der Nachreichung von Unterlagen.

Kosten des Notartermins

Die Gebühren orientieren sich am Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG). Sie hängen vom Gegenstandswert ab, der sich in der Regel aus dem Stammkapital ergibt. Für eine Standard-GmbH-Gründung liegen die Notarkosten inklusive Registeranmeldung häufig zwischen 500 und 900 Euro. Hinzu kommen Auslagen für Kopien, Porto und Beglaubigungen. Bei komplexen Verträgen oder hohen Stammkapitalbeträgen können die Kosten steigen. Plane diese Ausgaben in deinem Finanzplan ein und berücksichtige auch die Gerichtsgebühren für das Handelsregister.

Digitale Zusammenarbeit und Fernbeurkundung

Seit 2022 ist die Online-Gründung von GmbH und UG in bestimmten Konstellationen möglich. Dabei findet die Beurkundung per Videokommunikation statt, sofern ausschließlich Bareinlagen geleistet werden und die Gesellschafter:innen über eine eID verfügen. Nicht alle Notar:innen bieten dieses Verfahren an, doch es kann Zeit sparen, wenn Beteiligte an unterschiedlichen Standorten sitzen. Auch Dokumentenaustausch, Rechnungen und Kommunikation können digital erfolgen. Kläre mit deinem Notar, welche Möglichkeiten zur Verfügung stehen und welche technischen Voraussetzungen erfüllt sein müssen.

Nachbereitung und Dokumentation

Bewahre alle notariellen Urkunden sicher auf. Erstelle digitale Kopien und hinterlege sie in einem geschützten Unternehmensarchiv. Notiere dir, welche Fristen folgen, beispielsweise die Anmeldung bei der IHK oder die Veröffentlichung im Bundesanzeiger. Informiere deine Bank über die abgeschlossene Beurkundung, damit das Konto endgültig freigegeben wird. Wenn du Verträge mit Kund:innen oder Lieferant:innen verhandelst, kannst du den Status "GmbH i.G." nutzen, bis der Handelsregistereintrag erfolgt. Halte Gesellschafter:innen regelmäßig über den Fortschritt informiert, um Vertrauen zu schaffen.

Langfristige Zusammenarbeit mit dem Notar

Der Notar bleibt auch nach der Gründung ein wichtiger Ansprechpartner. Bei Kapitalerhöhungen, Anteilsübertragungen, Geschäftsführerwechseln oder Satzungsänderungen ist erneut eine notarielle Beglaubigung erforderlich. Eine langfristige Beziehung erleichtert zukünftige Prozesse, weil der Notar dein Unternehmen kennt und Unterlagen schnell anpassen kann. Vereinbare regelmäßige Updates, insbesondere wenn du internationale Investor:innen aufnimmst oder komplexe Finanzierungsrunden planst. So stellst du sicher, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt bleiben und du auf Prüfungen oder Due-Diligence-Prozesse vorbereitet bist.

Checkliste für deinen Notartermin

Damit nichts vergessen wird, hilft eine strukturierte Checkliste. Bereite folgende Punkte vor: vollständige Personalien aller Gesellschafter:innen inklusive Geburtsdatum und Anschrift, gewünschte Firmierung mit IHK-Bestätigung, klare Beschreibung des Unternehmensgegenstands, Angaben zum Stammkapital samt Aufteilung auf die Gesellschafter:innen sowie die Bankverbindung für spätere Kapitalnachweise. Packe Ausweisdokumente, ggf. Aufenthaltstitel und Übersetzungen ein. Prüfe, ob du Protokollentwürfe, Muster für Geschäftsführerbestellungen oder bereits ausgearbeitete Gesellschafterlisten benötigst. Notiere offene Fragen, damit du sie im Termin klären kannst. Mit einer guten Vorbereitung verkürzt du den Termin, reduzierst Rückfragen und startest schneller in die operative Umsetzung.