Das Transparenzregister macht sichtbar, wer hinter einem Unternehmen steht. Kapitalgesellschaften und viele Personengesellschaften müssen ihre wirtschaftlich Berechtigten melden.
Wir erklären, wer meldepflichtig ist und wie du die Eintragung erledigst.
Warum das Transparenzregister relevant ist
Das Transparenzregister ist ein zentrales Register, das offenlegt, wer wirtschaftlich hinter einem Unternehmen steht. Es stärkt die Nachvollziehbarkeit von Eigentums- und Kontrollstrukturen und hilft bei der Bekämpfung von Geldwäsche. Für Gründer:innen bedeutet das: Wer ein Unternehmen gründet oder Gesellschafterstrukturen ändert, muss prüfen, ob eine Meldepflicht besteht. Banken, Notar:innen und Geschäftspartner:innen fragen die Eintragung häufig aktiv ab, bevor Verträge geschlossen werden oder ein Konto eröffnet wird.
Wer meldepflichtig ist
Meldepflichtig sind in der Regel Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG oder AG sowie viele Personengesellschaften wie OHG oder KG. Auch gemeinnützige Organisationen oder Stiftungen können betroffen sein. Ausnahmen gibt es für bestimmte börsennotierte Gesellschaften oder wenn kein wirtschaftlich Berechtigter ermittelt werden kann und stattdessen die gesetzlichen Vertreter:innen zu melden sind. Prüfe deine Rechtsform sorgfältig, denn die Pflicht gilt unabhängig davon, ob das Unternehmen aktiv ist oder nur gehalten wird.
Wer als wirtschaftlich Berechtigte:r gilt
Als wirtschaftlich berechtigte Person gilt, wer unmittelbar oder mittelbar mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile hält, mehr als 25 Prozent der Stimmrechte kontrolliert oder vergleichbaren Einfluss ausübt. Bei komplexen Beteiligungsketten musst du die Beteiligungen entlang der Kette nachvollziehen und auf natürliche Personen herunterbrechen. Gibt es keine Person mit ausreichendem Einfluss, musst du die gesetzlichen Vertreter:innen, geschäftsführenden Gesellschafter:innen oder Partner:innen als sogenannte fiktiv wirtschaftlich Berechtigte melden.
Welche Angaben benötigt werden
Für die Meldung brauchst du die vollständigen Daten der wirtschaftlich Berechtigten: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Wohnort, Staatsangehörigkeit sowie Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses. Bei indirekten Beteiligungen dokumentierst du zusätzlich die Struktur, um den Einfluss nachvollziehbar zu machen. Halte dazu Gesellschafterlisten, Beteiligungsverträge und Registerauszüge bereit. Eine klare Dokumentation erleichtert spätere Aktualisierungen und Nachweisanfragen.
So läuft die Eintragung ab
Die Eintragung erfolgt elektronisch über das Portal des Transparenzregisters. Nach dem Anlegen eines Kontos wählst du dein Unternehmen aus, hinterlegst die Stammdaten und trägst die wirtschaftlich Berechtigten ein. Für jede Person gibst du die erforderlichen Angaben ein und erläuterst die Art des Interesses. Anschließend prüfst du die Zusammenfassung und reichst die Meldung ein. In vielen Fällen bekommst du eine Bestätigung per E-Mail. Bewahre sie als Nachweis ab.
Fristen und laufende Aktualisierungspflichten
Die Meldung muss zeitnah nach Gründung oder Änderung der Eigentumsstruktur erfolgen. Werden Anteile übertragen, neue Gesellschafter:innen aufgenommen oder Stimmrechtsbindungen geändert, musst du die Eintragung aktualisieren. Auch Wohnort- oder Staatsangehörigkeitswechsel der wirtschaftlich Berechtigten sind meldepflichtig. Lege intern fest, wer Änderungen beobachtet und wer die Aktualisierung im Register übernimmt. So vermeidest du verspätete Meldungen und mögliche Bußgelder.
Gebühren und Kosten
Für die Führung des Transparenzregisters wird eine Jahresgebühr erhoben. Die Höhe richtet sich nach der Rechtsform und wird zentral festgesetzt. Bei Neugründungen kann die erste Rechnung später folgen, sodass du sie im Budget einplanen solltest. Zusätzlich können Kosten entstehen, wenn du eine externe Beratung für die Prüfung der Beteiligungsverhältnisse nutzt oder wenn Übersetzungen erforderlich sind.
Typische Fehler vermeiden
Ein häufiger Fehler ist die Annahme, dass die Meldung automatisch über das Handelsregister erfolgt. Das Transparenzregister ist ein eigenständiges Register und erfordert eine aktive Meldung. Ebenfalls kritisch sind unvollständige Angaben zu indirekten Beteiligungen oder veraltete Daten nach Gesellschafterwechseln. Prüfe regelmäßig, ob die Angaben noch korrekt sind, und dokumentiere Änderungen in einem internen Registerverzeichnis.
Zusammenarbeit mit Notar:innen und Berater:innen
Notar:innen und Steuerberater:innen können dich bei der Ermittlung der wirtschaftlich Berechtigten unterstützen, insbesondere bei komplexen Beteiligungsstrukturen oder internationalen Gesellschafter:innen. Kläre frühzeitig, ob eine Beratung notwendig ist, um Fehlmeldungen zu vermeiden. Ein sauberer Nachweis der Beteiligungsstruktur erleichtert zudem Bankgespräche, Due-Diligence-Prozesse und die Kommunikation mit Behörden.
Fazit
Das Transparenzregister ist kein reiner Formalakt, sondern ein zentraler Bestandteil der Unternehmenscompliance. Wer die Meldepflichten kennt, Daten sauber dokumentiert und Änderungen laufend pflegt, reduziert das Risiko von Bußgeldern und Rückfragen. Integriere die Registerpflege in deine Gründungs- und Governance-Prozesse, damit dein Unternehmen von Anfang an verlässlich aufgestellt ist.